Beleid Privacy & Gegevensbescherming

Algemeen

Dit document bevat het algemeen beleid inzake gegevensbescherming van B4B IT, met zetel te 3500 Hasselt, Kroonwinningstraat 113. B4B IT is actief onder diverse merknamen en via meerdere websites, zoals KampAdmin, Momentumtools en Probackup. Van elk van deze merknamen en websites is B4B IT de juridische eigenaar en als zodanig ook de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze merknamen en websites worden verkregen.

In beginsel worden de gegevens die via een bepaalde website en/of voor een bepaalde merknaam worden verkregen, niet gebruikt om promotie of prospectie te voeren voor producten onder andere merknamen. Dat is wel mogelijk mits de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.

B4B IT dankt u voor het vertrouwen dat u in ons stelt en doet er alles aan om bij de verwerking van uw gegevens uw rechten te beschermen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens, d.i. gegevens die toelaten om u als natuurlijke persoon te identificeren, en willen u aan de hand van deze verklaring meedelen welke gegevens wij verzamelen en waarom wij dat doen.

We proberen zo zorgvuldig mogelijk om te gaan met uw persoonsgegevens en houden ons daarbij aan de eisen die de regelgeving oplegt. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

  • Via dit beleid en deze privacyverklaring duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken.
  • Nooit meer informatie vragen dan nodig
  • Uw persoonsgegevens niet verstrekken aan derde partijen tenzij dit absoluut nodig is voor de werking van deze doeleinden
  • Zorgen dat onze beveiliging op orde is en direct ingrijpen indien nodig
  • U de mogelijkheid geven om uw gegevens in te zien of te wijzigen.
  • Actie ondernemen als u ons verzoekt uw persoonsgegevens te verwijderen

Gebruik persoonsgegevens

We verwerken en gebruiken uw gegevens voor de afhandeling van de overeenkomsten die u of uw onderneming of organisatie met ons sluit inzake het gebruik van de tools, producten of oplossing die wij aanbieden.

Welke persoonsgegevens?

Wij verwerken uw identificatiegegevens (naam, voornaam en adres, eventueel functie en bedrijfsgegevens), zodat wij u op een correct en beleefde manier kunnen aanspreken. We vullen deze aan met diverse contactgegevens, zoals telefoonnummer en emailadres, om u te kunnen contacteren.

Daarnaast verwerken we ook uw facturatiegegevens (BTW, facturatieadres), zodat we een geldige factuur kunnen opmaken en fraude kunnen voorkomen.

Tot slot verwerken wij ook een aantal gegevens in verband met het gebruik van onze tools, producten of oplossingen.

Wie zijn de betrokkenen?

De gegevens die we verwerken, hebben betrekking op de natuurlijke personen die in eigen naam of namens een eenmanszaak met ons contracteren. Gaat het om contracten met ondernemingen of organisaties, dan hebben de gegevens betrekking op de natuurlijke personen die deze ondernemingen en organisaties vertegenwoordigen.

Doeleinden en grondslagen verwerking

De verstrekte persoonsgegevens worden door ons verwerkt met het oog op klantenbeheer, om aldus het gebruik van onze tools, producten en oplossingen mogelijk te maken, alsook boekhouding, om ervoor te zorgen dat zij worden betaald. In deze gevallen is de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de contractuele relatie die wij met u hebben. Voor zover u een contactpersoon of vertegenwoordiger bent van een onderneming, is de verwerking van uw gegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

Het is ook mogelijk dat u zelf producten of diensten leveren aan ons. Dan verwerken wij uw gegevens met het oog op leveranciersbeheer, om ervoor te zorgen dat ons de juiste producten en diensten worden geleverd, alsook boekhouding, met het oog op de betaling van de geleverde diensten en producten. In deze gevallen is de verwerking eveneens noodzakelijk om de contractuele relatie die wij met u hebben, uit te voeren. Voor zover u een contactpersoon of vertegenwoordiger bent van een onderneming, is de verwerking van uw gegevens gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

Het is ook mogelijk dat wij uw gegevens verwerken om u of uw onderneming op de hoogte te brengen en/of te houden van de tools, producten en oplossingen die wij aanbieden (direct marketing). In dat geval is de verwerking gesteund op ons gerechtvaardigd belang om aan promotie en prospectie te doen. Als wij dit doen via email, vragen wij u, teneinde uw rechten te waarborgen, voor zover u (nog) geen klant van ons bent, voorafgaandelijk de toestemming hiertoe en bieden wij u, net als onze klanten, de mogelijkheid om u op elk ogenblik uit te schrijven.

Tot slot kunnen wij uw gegevens ook verwerken als relatie en wij menen dat u en uw contacten of diensten onze onderneming en dienstverlening kunnen baten, op basis van ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

Mededeling aan derden

We geven uw gegevens nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Ook in andere gevallen delen wij uw persoonsgegevens in beginsel niet mee aan derde partijen, tenzij dat absoluut noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking, met name het gebruik van de tools, producten of oplossingen die wij aanbieden.

Verder zullen wij uw persoonsgegevens nooit aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is of wij voor bepaalde aspecten van de verwerking beroep doen op derden, de zogenaamde verwerkers zoals een extern boekhoudkantoor, een hosting provider of andere IT dienstenleveranciers. In dat geval leggen wij die derden de nodige verplichtingen op om uw gegevens vertrouwelijk te behandelen

Beveiliging

Wij doen al het mogelijke om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen. Daartoe nemen wij de nodige technische en organisatorische maatregelen. Die variëren van een firewall over een clean desk policy tot maatregelen als secure printing.

Doorgifte naar derde landen

In beginsel delen wij uw gegevens niet door naar derde landen, d.i. landen buiten de Europese Economische Ruimte. Als wij dat doen, zorgen we ervoor dat dit gebeurt naar ontvangers in een land waarvan het beschermingsniveau door de Europese Commissie als adequaat is bevonden of sluiten wij met die ontvangers een overeenkomst waarvan diezelfde Commissie stelt dat ze aan Europese burgers passende waarborgen biedt.

Uw rechten

De regelgeving kent u verschillende rechten toe die we hierna kort toelichten.

Recht van toegang en inzage: U heeft het recht om op elk moment kosteloos kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

Recht van verbetering, verwijdering en beperking: U heeft steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of te beperken. Hou er rekening mee dat bij verwijdering van persoonsgegevens bepaalde diensten en producten niet meer leverbaar zijn.

Recht van verzet: U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Daarnaast heeft u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

Recht van vrije gegevensoverdracht: u heeft het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

Recht van intrekking van de toestemming: Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

Uitoefening van uw rechten: U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar [email protected], per post naar B4B IT, Kroonwinningstraat 113 te 3500 Hasselt of door gebruik te maken van de rubriek “Contact” op onze website, mits bijvoeging van een kopie van uw identiteitskaart.

Automatische beslissingen en profilering: De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Recht om klacht in te dienen: U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: [email protected]

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

Algemene bepalingen

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie.

Indien aangaande de verwerking van persoonsgegevens één van de voorafgaande bepalingen niet geldig zou zijn, dan wordt deze vervangen door een bepaling die het onderliggend doel van de vooropgestelde bepaling zoveel als mogelijk zal benaderen.

Het privacybeleid bij B4B IT is onderworpen aan het Belgisch recht.

De Belgische Autoriteiten (bv. de Gegevensbeschermingsautoriteit) en de Belgische rechtbanken, meer specifiek diegene van het arrondissement Kortrijk zijn, bij uitsluiting van alle andere, bevoegd om kennis te nemen van geschillen en klachten die zouden rijzen met betrekking tot deze website of het gebruik ervan of aangaande de verwerking van persoonsgegevens.